Pusat dapodik – Manajer Proyek menggunakan apa yang disebut struktur rincian kerja untuk menjaga agar proyek tetap teratur. Alat yang berharga ini dapat menghasilkan proyek yang sukses dari fase inisiasi hingga penutupan akhir.
Struktur rincian kerja dapat memiliki tata letak yang berbeda, dari kerangka atau daftar hingga tampilan tabular hingga struktur pohon. Untuk orang visual, struktur pohon paling masuk akal karena pada dasarnya adalah diagram visual yang memungkinkan Anda melihat item secara sekilas. Namun, beberapa orang lebih memilih daftar daripada citra, dalam hal ini kerangka adalah tata letak yang paling berguna.
Dasar-dasar Struktur Perincian Kerja
Secara tradisional, struktur rincian kerja (WBS) telah menjadi alat yang digunakan oleh manajer proyek untuk melakukan persis seperti namanya—memecah proyek menjadi bagian-bagian yang bisa diterapkan. Desain hierarkisnya membagi ruang lingkup proyek menjadi komponen-komponen dalam hal ukuran, durasi, dan tanggung jawab. Garis besar ini membantu dengan membuat jadwal proyek dengan mendefinisikan kiriman, alokasi sumber daya, dan bahkan biaya.
Struktur ini menguraikan proyek Anda menjadi potongan-potongan kecil untuk implementasi yang lebih mudah dan dapat digunakan dengan cara yang berbeda, tergantung pada proyek atau produk akhir. Ada beberapa poin yang harus Anda perhatikan saat memulai WBS Anda:
- Penting bagi Anda untuk memasukkan semua bagian dari proyek Anda ke dalam WBS.
- Sementara WBS digunakan oleh individu, Anda dapat mengundang orang lain untuk mengerjakannya.
- Anda harus selalu memastikan WBS dicatat dengan cara seperti alur kerja yang dilakukan.
- Semua anggota tim proyek perlu ditambahkan untuk memastikan tidak ada langkah yang terlewatkan.
- Setiap WBS akan memiliki kamus WBS sendiri, yang akan membantu menjelaskan proyek tersebut. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang tampilan kamus WBS dari Projectmanager.com.
Dengan semua ini dalam pikiran, struktur rincian kerja tidak harus rumit dan benar-benar dapat membantu dengan hampir semua jenis proyek. Langkah-langkah berikut mungkin tidak mengikuti pendekatan tradisional untuk menggunakan alat bantu ini. Namun, bagi mereka yang tertarik menggunakan struktur ini, dan untuk memecah dan menyederhanakan proyek yang kompleks, mereka bisa sangat berguna.
Cara Membuat Struktur Rincian Kerja
1. Identifikasi Hasil Proyek
Secara klasik, hanya ada lima tahap untuk setiap siklus hidup proyek. Ini adalah tahap inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan penutupan, dan setiap tahap sama pentingnya dengan tahap lainnya. Anda dapat memberi kode warna pada setiap tahap, dan menunjuk anggota tim ke satu atau beberapa tahap.
2. Buat Daftar Subtugas, Jelaskan Pemilik Tugas, dan Jelaskan Tugas
Subtugas adalah tugas yang merupakan bagian dari proyek yang lebih besar, dan sering dikaitkan dengan tugas yang terkait dengan tahapan proyek tertentu. Misalnya, jika Anda perlu mengecat kantor Anda, proyeknya adalah Kantor Pengecatandengan subtugas mulai dari Perlengkapan dan Perlengkapan yang Jelas ke Hubungi Pemasok.
Subtugas menghubungi pemasok dapat ditugaskan ke Orang Satusementara benar-benar membeli barang bisa pergi ke Orang Kedua, dan seterusnya. Tugas itu sendiri dapat mencakup apa saja mulai dari menemukan minimal tiga kutipan, memilih skema warna atau wallpaper, dan mengonfirmasi alat mana yang akan dibutuhkan.
3. Menghubungkan Ketergantungan
Tugas tertentu mungkin bergantung pada tugas lain yang harus diselesaikan sebelum dapat dimulai. Dalam contoh pengecatan kantor, Orang Kedua hanya dapat membeli barang-barang yang dibutuhkan setelah Orang Pertama melakukan panggilan telepon yang relevan dan menerima penawaran harga, kemudian memutuskan pemasok mana yang akan dibeli.
4. Tetapkan Sumber Daya dan Biaya
Memiliki anggaran keseluruhan untuk sebuah proyek selalu merupakan hal terbaik yang dapat Anda lakukan, meskipun terkadang Anda mungkin sedikit salah—tidak apa-apa, asalkan Anda mengalokasikan untuk margin kesalahan ini. Dalam contoh ini, Anda mungkin telah memutuskan untuk menggunakan wallpaper yang lebih mahal, yang juga dilengkapi dengan seseorang untuk memasangnya.
Meskipun Anda mungkin menghabiskan lebih banyak untuk wallpaper daripada untuk cat, mungkin Anda telah menghemat uang untuk tenaga kerja. Ini adalah langkah yang sangat penting dan membantu Anda menyelesaikan proyek tanpa kehabisan dana menjelang akhir.
5. Tetapkan Tanggal Mulai dan Akhir Anda
Anda mungkin memiliki tujuan dalam pikiran untuk menyelesaikan proyek. Setelah Anda membuat subtugas, Anda dapat melihat apakah ini adalah sesuatu yang dapat dicapai. Dalam hal pembelian wallpaper—apakah ada jadwal produksi yang perlu Anda ketahui, dan bagaimana dengan pengiriman? Setelah tiba, apakah orang-orang yang relevan untuk subtugas berikut tersedia untuk melakukan bagian proyek mereka?
6. Lacak Status Akun Kontrol, Tugas, dan Paket Kerja
Setiap saat selama proses, Anda akan dapat melacak kemajuan. Sebagian besar struktur rincian kerja akan memiliki berbagai opsi tentang cara melakukannya, termasuk diagram lingkaran, kalender, atau grafik batang. Pada gambar di bawah, kami melihat bagaimana Asana memungkinkan Anda melihat data waktu nyata untuk tujuan ini.
7. Buat Catatan
Sebuah WBS biasanya sangat teliti, tetapi beberapa tidak memungkinkan Anda untuk menambahkan catatan umum untuk dilihat semua orang. Jika ini adalah kasus untuk sistem yang Anda pilih, kami sarankan untuk menggunakan sesuatu seperti Microsoft OneNote—dalam artikel yang kami cantumkan di sini, Anda dapat membaca tentang cara membuat dan berbagi buku catatan di OneNote, menjadikannya sempurna untuk menjaga catatan proyek tetap teratur.
8. Hasilkan Laporan
Meskipun berguna untuk melihat tugas yang berbeda yang dimiliki setiap orang atau departemen, membuat laporan berdasarkan informasi spesifik selalu berguna. Laporan dapat meringkas data tertentu atau menampilkan informasi waktu nyata yang lebih luas kepada Anda. Pada gambar di bawah, kami menggunakan halaman pelaporan ClickUp untuk menunjukkan kepada Anda apa yang ditawarkan beberapa platform.
Sekarang setelah Anda mengetahui apa yang harus dicari dalam platform WBS, temukan platform yang sesuai dengan kebutuhan proyek dan tim Anda. Beberapa Software Project Manager yang direkomendasikan yang bisa Anda coba adalah:
Tetap Sederhana
Struktur rincian kerja tidak harus menakutkan untuk digunakan, seperti yang Anda lihat. Dan, itu tidak harus mengikuti aturan ketat. Ini benar-benar hanya tentang cara terbaik untuk mengelola proyek pribadi atau rumah Anda.
Tergantung pada gaya Anda, visual atau tertulis, atau proyek Anda, besar atau kecil, menggunakan teknik ini membantu memastikan bahwa proyek Anda terorganisir dengan baik, yang membantu Anda untuk tetap pada jalurnya.