Administrasi Pokok Pengertian, Tujuan, Fungsi, Alat, Tata Laksana, dan Contohnya

Sebagai kepala sekolah, guru memiliki peran dan tugas sebagai pendidik tetapi juga memegang peran manajerial yang berkaitan dengan administrasi sekolah. Peran administratif kepala sekolah telah diatur dalam Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 15 Tahun 2018.

Lalu, apa itu administrasi kepala sekolah? Artikel ini akan menjelaskan administrasi kepala sekolah mulai dari pengertian, tujuan, instrumen, lengkap dengan contoh-contohnya.

Memahami administrasi kepala sekolah

Menurut Sondang P. Siagian, administrasi dapat diartikan sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengertian administrasi kepala sekolah adalah segala kegiatan yang menjadi tugas kepala sekolah, mulai dari pengendalian, pengelolaan dan kegiatan pengaturan yang melibatkan kerja sama beberapa pihak.

Tugas administratif kepala sekolah yang dimaksud adalah mengawasi dan mengarahkan sekolah. Sedangkan administrasi kepala sekolah terbagi atas pengajaran, kesiswaan, kepegawaian, keuangan, dan perlengkapan.

Tujuan pembuatan administrasi kepala sekolah

Tujuan dibuatnya administrasi kepala sekolah ini adalah agar dapat dijadikan pedoman untuk meningkatkan efisiensi, mutu, dan pemerataan di masa mendatang melalui partisipasi orang tua di sekolah, fleksibilitas, pengelolaan sekolah dan kelas, serta peningkatan profesionalisme tenaga pengajar.

Sedangkan berdasarkan uraian di atas, dapat dirumuskan bahwa tujuan penyelenggaraan kepala sekolah antara lain:

  • Memberikan arahan dalam menjalankan sekolah dimasa yang akan datang.
  • Memberikan umpan balik untuk meningkatkan proses dan hasil pendidikan.
  • Meningkatkan mutu administrasi sekolah.
  • Menuju tertib administrasi.
  • Menghasilkan suasana belajar mengajar yang aktif, inovatif, kreatif, efektif dan menyenangkan.
  • Mendukung pencapaian program sekolah secara efektif dan efisien.

Fungsi administrasi kepala sekolah

Fungsi administrasi kepala sekolah meliputi:

1. Perencanaan

Fungsi administrasi kepala sekolah yang pertama adalah perencanaan yang dapat membantu menyusun program kerja.

2. Pengelompokan atau pengorganisasian

Dengan administrasi kepala sekolah, pengelompokan data yang telah diarsipkan. Diharapkan dengan dilakukannya administrasi kepala sekolah dapat membantu dalam memberikan tindakan atau kegiatan yang akan datang.

3. Kepegawaian

Setelah melaksanakan administrasi kepala sekolah, peran guru dapat dikelompokkan kembali agar tepat sasaran dan lebih efektif dalam mencapai tujuan.

4. Memotivasi

Kemudian, administrasi kepala sekolah berfungsi sebagai motivator bagi siswa dalam mengerjakan tugas belajar. Selain itu, juga dapat memotivasi para pendidik dalam mengajar dan menyelenggarakan pendidikan.

5. Mengontrol

Secara tidak langsung kepala sekolah dapat membantu mengontrol kegiatan yang dilakukan oleh guru dan siswa.

6. Penganggaran

Administrasi kepala sekolah dapat digunakan untuk membuat anggaran sekolah. Salah satu administrasi kepala sekolah adalah mencatat pengeluaran sekolah, misalnya pembelian LCD dan monitor atau meja dan kursi.

7. Fasilitasi pengajaran

Selanjutnya, administrasi kepala sekolah bermanfaat dalam pengajaran, misalnya dalam pembuatan kalender tahunan sekolah, visi dan tujuan sekolah, hingga kurikulum sekolah yang dapat membimbing pendidik kepada peserta didik.

8. Kemahasiswaan

Fungsi terakhir adalah di bidang kemahasiswaan, seperti menentukan penempatan siswa di kelas, melatih kedisiplinan siswa, mengatur proses penerimaan siswa baru, dan sebagainya.

Instrumen administrasi utama

Di bawah ini adalah daftar instrumen administrasi utama”

Mengajar administrasi

  • Daftar pembagian tugas mengajar untuk guru
  • Buku cek persiapan mengajar
  • Buku resolusi kasus di sekolah
  • Buku Humas
  • Persiapan mengajar
  • Buku program bimbingan
  • Buku tentang pencapaian target dan penyerapan kurikulum
  • Daftar penyerahan buku nilai hasil belajar
  • Buku kunjungan pengawas ke sekolah
  • Buku pengaduan, masukan, kritik, dan saran
  • Buku notulen rapat guru/komite
  • Buku ekspedisi
  • Buku tamu umum
  • Buku tamu khusus
  • Buku supervisi kelas

administrasi mahasiswa

  • formulir pendaftaran siswa baru
  • Buku calon mahasiswa baru
  • Buku siswa baru
  • Klapper book (buku nama siswa menurut abjad)
  • Papan absen harian siswa
  • Papan rekapitulasi absensi harian siswa
  • Buku rekap perpindahan siswa
  • Pendaftaran untuk SMA/MA/MK atau tingkat sekolah lainnya
  • Buku nilai
  • Buku prestasi akademik/non akademik mahasiswa

Administrasi Kepegawaian

  • Buku catatan penilaian PNS
  • Buku pelatihan/peningkatan
  • Buku penghargaan
  • Buku seminar/workshop
  • Buku izin keluar karyawan/guru
  • Buku piket guru

Administrasi keuangan

  • Buku kas umum
  • Pembantu buku besar
  • Rencana belajar
  • Surat permohonan pindah sekolah
  • Sertifikat Pindah Sekolah
  • Sertifikat penerimaan siswa pindahan
  • Buku barang inventaris lainnya

administrasi lainnya

  • Daftar hasil ujian akhir madrasah berstandar nasional
  • daftar rekapitulasi kenaikan kelas/kelulusan
  • Penyerahan buku laporan penilaian hasil belajar (report)
  • Buku penyerahan sertifikat
  • Buku ujian administrasi pembelajaran

Manajemen administrasi utama

Manajemen administrasi kepala sekolah penting untuk mendukung pendidikan sehingga dapat meningkatkan kualitas pendidikan di sekolah. Sementara itu, manajemen pokok dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Manajemen siswa

Pengelolaan administrasi kepala sekolah bagi siswa bertujuan untuk mendapatkan hasil yang teratur dalam kegiatan siswa, khususnya selama proses pembelajaran di kelas.

2. Pengelolaan pendidik dan tenaga kependidikan

Penatausahaan pendidik dan tenaga kependidikan berupa Pendayagunaan Tenaga Kerja, DP3 (Daftar Penilaian Pelaksanaan Jabatan), DUK (Daftar Pangkat Ordinal), Mutasi Jabatan, Pembinaan Personalia, Upaya Kesejahteraan Pegawai, dan Tata Tertib Kerja.

3. Manajemen kurikulum dan proses pembelajaran

Kurikulum dalam pendidikan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan proses belajar mengajar, oleh karena itu pengelolaan kurikulum dan proses pembelajaran menjadi sangat penting.

4. Pengelolaan sarana dan prasarana

Sarana dan prasarana memiliki peran untuk menunjang proses pembelajaran, mulai dari fasilitas sekolah hingga gedung yang memadai.

5. Manajemen anggaran atau biaya

Dalam manajemen dan penganggaran ada dua dimensi yang harus ditulis yaitu pendapatan atau sumber dana dan pengeluaran atau alokasi dana. Sumber dana di sini bisa didapat dari pemerintah, uang sekolah, dan sumbangan dari masyarakat. Sedangkan alokasi dana digunakan untuk membangun sekolah dan melengkapi sarana dan prasarana.

6. Manajemen administrasi

Dalam administrasi sekolah, peran administrasi sangat penting karena memiliki tanggung jawab untuk melayani administrasi dan operasional di sekolah. Administrasi dalam administrasi kepala sekolah berperan dalam pengelolaan surat dan arsip.

7. Manajemen organisasi

Manajemen organisasi sangat penting untuk kelancaran organisasi karena komponen organisasi mendukung pendidikan sesuai dengan perannya.

8. Manajemen Hubungan Sekolah Dengan Masyarakat (HUMAS)

Manajemen Humas disini adalah menjalin komunikasi antara sekolah dengan masyarakat di lingkungan sekolah.

9. Pengelolaan bimbingan konseling

Pengelolaan bimbingan konseling berupa pengembangan kemampuan dan minat siswa, memberikan bimbingan secara berkelompok, hingga memberikan informasi yang dibutuhkan siswa.

Contoh kepala administrasi

Di bawah ini adalah contoh administrasi kepala sekolah SMA, SMP dan SD. Untuk melihat dokumen lengkap administrasi kepala sekolah bisa melalui Link ini.

SMA

Contoh administrasi kepala sekolah SMA untuk daftar tugas mengajar bagi guru:

SMP

Contoh administrasi kepala sekolah SMP untuk buku program bimbingan:

SD

Contoh administrasi kepala sekolah dasar untuk papan rekapitulasi kehadiran harian siswa:

Demikian penjelasan tentang administrasi kepala sekolah yang memiliki fungsi sangat penting untuk meningkatkan mutu pendidikan. Semoga artikel ini dapat menambah informasi para guru yang membutuhkan penjelasan tentang administrasi kepala sekolah.

www.quipper.com

Share:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *