Cara Membuat Mail Merge di Ms.Word dengan Data di Ms.Excel MUDAH

- Penulis

Minggu, 19 November 2023 - 20:04 WIB

facebook twitter whatsapp telegram line copy

URL berhasil dicopy

facebook icon twitter icon whatsapp icon telegram icon line icon copy

URL berhasil dicopy

cara membuat mail merge

cara membuat mail merge

Dalam pekerjaan kita, khususnya di lingkungan perkantoran, ada kalanya kita sering membuat dokumen massal untuk dibagikan ke banyak pihak, seperti surat undangan, surat edaran dan lain sebagainya dengan nama penerima yang berbeda-beda. Jika iya tentu akan sangat merepotkan jika kita harus menuliskan nama penerima satu per satu dalam jumlah banyak yang akan menyita waktu kerja kita. Untuk mengatasi hal tersebut, Microsoft Word memiliki fitur Mail Merge yang berguna untuk memudahkan dalam membuat dokumen massal, sehingga kita tidak perlu mengetik dokumen satu per satu.

Mail merge merupakan salah satu fitur pada MS Word yang berfungsi untuk membuat surat massal
atau dokumen dengan konten yang sama tetapi dengan jumlah penerima yang berbeda. Dengan adanya mail merge tentunya akan mempersingkat waktu kita dalam membuat dokumen massal, karena kita hanya perlu membuat sumber data dan dokumen utama lalu menggabungkan keduanya. Untuk lebih jelasnya simak penjelasan tentang Cara Membuat Mail Merge atau Surat Massal dengan Data di Ms.Excel dan di Ms.Word.


Isi

bersembunyi

1
Menggabungkan surat

2
Cara Membuat Gabungan Surat

2.1
Sumber data

2.2
Dokumen Induk

2.3
Menghubungkan Sumber Data dan Dokumen Induk.

2.4
informasi penting

Menggabungkan surat

Mail Merge merupakan fitur pada Ms. Word yang memungkinkan penggunanya menghasilkan beberapa dokumen seperti surat, label, amplop, name tag dan lain-lain dalam jumlah banyak yang akan dialamatkan ke penerima yang berbeda dengan menggunakan informasi yang disimpan dalam daftar database atau spreadsheet.

Untuk membuat mail merge diperlukan 2 jenis dokumen yang perlu dipersiapkan. Yaitu dokumen induk dan sumber data.


  • Dokumen Induk

    Dokumen master adalah data yang isinya sama untuk semua penerima. Misalnya saja isi surat atau isi pemberitahuan.

  • Sumber data

    Sumber data adalah data yang isinya khusus untuk penerima surat, seperti nama penerima, KTP, dan alamat. Sumber data dapat dibuat menggunakan Excel, Access, Contact di Outlook dan lain sebagainya.

Cara Membuat Gabungan Surat

Untuk membuat dokumen massal diperlukan 3 langkah utama yaitu membuat dokumen master, sumber data dan menghubungkan kedua dokumen tersebut. Untuk lebih jelasnya lihat langkah-langkah membuat mail merge di bawah ini.

Sumber data

Langkah pertama, buat terlebih dahulu sumber data yang berisi data tabel berisi data penerima surat yang akan dihubungkan dengan dokumen master. Berikut ini contohnya.


mail merge

Setelah itu simpan sumber datanya, saya beri nama file tersebut dengan “Sumber data”. Menyimpan

mail merge 2

File ini nantinya akan dihubungkan dengan dokumen master yang akan dibuat di bawah ini.


Dokumen Induk

Selanjutnya buatlah dokumen master, sebagai contoh saya akan membuat surat tugas seperti di bawah ini:

mail merge a

Surat di atas berisi surat tugas yang sama namun penerima suratnya berbeda. Seperti dalam, Nama, Nip, tanggal lahir, jabatan dan unit kerja Data akan diambil dari sumber data yang telah kita buat sebelumnya Ms.Excel dan akan terhubung menggunakan fitur menggabungkan surat.

Menghubungkan Sumber Data dan Dokumen Induk.

Setelah menyelesaikan kedua tahap di atas, selanjutnya hubungkan sumber data dengan dokumen master melalui fitur mail merge seperti pada langkah di bawah ini.

tab menu surat, lalu aktif Mulai Penggabungan Surat klik Pilih Penerimamemilih Gunakan Daftar yang Ada…

mail merge b

Selanjutnya pilih file sumber data di folder yang Anda simpan tadi. Klik membuka.

mail merge c

Kemudian akan muncul dialog kontak Pilih Tabel, dan pilih lembar kerja yang berisi sumber data. Biasanya menyala lembar 1. Periksa perintahnya Baris pertama data berisi header kolom dan klik OKE.

mail merge d

Setelah itu, file sumber data telah dihubungkan dan kemudian menempatkan data tersebut ke masing-masing tempat pada dokumen master yang telah disediakan.

Seperti, Tempatkan kursor pada nama, lalu klik Sisipkan Bidang Gabungan klik opsi Nama.

mail merge e

Lakukan langkah di atas hingga kolom unit kerja berada di samping.

Selanjutnya akan muncul tampilan field seperti di bawah ini.

mail merge f

Untuk melihat hasil akhirnya, Anda bisa melihatnya dengan mengklik hasil pratinjau dan menggunakannya nomor indeks untuk melihat data lainnya.

mail merge g

Setelah proses selesai dan sesuai dengan yang diinginkan, tahap terakhir adalah menyimpan dan mencetak dokumen tersebut dalam bentuk dokumen baru. Anda dapat menggunakan perintah Finish & Merge maka akan muncul beberapa pilihan,

Edit Dokumen Individualuntuk disimpan dalam bentuk file baru dan akan disimpan dalam beberapa halaman sesuai dengan banyaknya data sumber data pada file excel tersebut.
Cetak Dokumen, digunakan ketika Anda ingin mencetak dokumen secara langsung.

informasi penting

Kemudahan dalam menggunakan MS.Excel untuk membuat sumber data adalah Anda dapat menambahkan data baru dengan mengupdate data baru di MS.Word, berikut caranya:

Di tab Suratmemilih Edit Daftar Penerima

mail merge j

Kemudian segarkan file Sumber datasetelah data diperbarui, klik OKE

mail merge i

Selesai.

Itu Cara Membuat Mail Merge di Ms.Word dengan Data di Ms.Excel . Semoga informasi yang diberikan bermanfaat bagi pembaca.


Berita Terkait

Bagaimana Cara Membuat Media Pembelajaran Interaktif? Begini Penjelasannya
Bagaimana Pembelajaran Yang Sesuai Dengan Tahap Perkembangan Siswa SD Menurut Piaget?
Materi Bahasa Inggris Kelas 9 Semester 1 Kurikulum Merdeka
Materi Bahasa Inggris Kelas 9 Semester 1 Kurikulum Merdeka
Dalam Rantai Makanan Tumbuhan Hijau Berfungsi Sebagai…..
Contoh Soal IPA Kelas 8 SMP MTs Kurikulum Merdeka Bab 2 Struktur dan Fungsi Tubuh Makhluk Hidup
Materi Biologi Kelas 11 Kurikulum Merdeka Lengkap
20 Soal Matematika Kelas 4 Semester 2 Kurikulum Merdeka
Berita ini 0 kali dibaca

Berita Terkait

Kamis, 11 Juli 2024 - 21:23 WIB

Bagaimana Cara Membuat Media Pembelajaran Interaktif? Begini Penjelasannya

Sabtu, 6 Juli 2024 - 17:04 WIB

Bagaimana Pembelajaran Yang Sesuai Dengan Tahap Perkembangan Siswa SD Menurut Piaget?

Kamis, 27 Juni 2024 - 11:03 WIB

Materi Bahasa Inggris Kelas 9 Semester 1 Kurikulum Merdeka

Rabu, 26 Juni 2024 - 20:15 WIB

Materi Bahasa Inggris Kelas 9 Semester 1 Kurikulum Merdeka

Senin, 24 Juni 2024 - 16:11 WIB

Dalam Rantai Makanan Tumbuhan Hijau Berfungsi Sebagai…..

Berita Terbaru

Guru

Download Surat Edaran Piloting PPG Guru 2024

Minggu, 21 Jul 2024 - 13:08 WIB