Berapa banyak tugas yang harus Anda lakukan hari ini? Berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan semuanya? Melengkapi daftar tugas Anda mungkin tampak seperti tugas yang mustahil, tetapi jika Anda mencoba enam tips ini, tingkat produktivitas Anda akan meroket.
Berikut adalah beberapa hal untuk dicoba jika Anda mencoba menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat.
1. Atur Pengatur Waktu untuk Berbagai Tugas
Jangan meremehkan kekuatan pengatur waktu. Dengan menyetel penghitung waktu sepanjang hari, Anda dapat membagi waktu menjadi bagian-bagian yang lebih mudah diatur, sambil juga menerapkan sedikit tekanan lembut untuk membuat Anda tetap bergerak. Memisahkan daftar tugas Anda dengan bantuan penghitung waktu juga akan membantu Anda memecah beban kerja Anda, yang akan mengurangi seberapa stres yang Anda rasakan.
Meskipun Anda bebas menggunakan pengatur waktu di ponsel, akan sangat membantu jika Anda menjelajahi ekstensi pelacakan waktu untuk Google Chrome dan peramban lain, yang pada akhirnya dapat membantu Anda menganalisis cara Anda membagi waktu sepanjang hari.
2. Lakukan Satu Hal Sekaligus
Jika Anda memiliki daftar tugas yang sangat banyak, Anda mungkin tergoda untuk mencoba dan menandai sebanyak mungkin sekaligus, tetapi ini akan sering menyebabkan pekerjaan yang ceroboh dan stres yang tidak diinginkan—sebagai gantinya, berlatihlah melakukan tugas sendirian.
Tugas tunggal pada dasarnya hanyalah kebalikan dari multitasking, dan itu berarti Anda memusatkan semua perhatian Anda pada satu tugas pada satu waktu. Pendekatan ini mungkin sulit untuk dilakukan pada awalnya, tetapi itu pasti sepadan dengan usaha karena akan membantu Anda untuk tetap fokus dan menghindari gangguan.
Jika Anda menemukan diri Anda secara tidak sengaja membuka media sosial Anda, atau terganggu oleh pop-up dan iklan, maka Anda mungkin ingin mencoba Focus Assist pada Windows 11, atau jika Anda menggunakan Mac, maka Anda dapat mengatur mode Fokus untuk meminimalkan gangguan. Bahkan ada opsi untuk mengatur mode Fokus di iPad Anda.
3. Kode Warna berdasarkan Prioritas
Siapa yang tidak menikmati sedikit kode warna? Jika Anda sering mendapati diri Anda meninggalkan tugas berprioritas tinggi hingga menit terakhir, maka kode warna saja dapat membantu memunculkannya di pikiran Anda dengan menyoroti pentingnya tugas tersebut di antara tugas-tugas Anda yang lain.
Alat manajemen proyek seperti Asana memudahkan untuk mengoordinasikan warna tugas Anda, dan Anda bahkan dapat menetapkan tag prioritas untuk tugas Anda di aplikasi Pengingat iPhone Anda juga. Mulailah dengan memilih tiga warna. Tetapkan satu untuk tugas berprioritas rendah, satu untuk tugas berprioritas menengah, dan satu untuk tugas berprioritas tinggi untuk membantu Anda melihat sekilas apa yang perlu dicentang terlebih dahulu dan tugas mana yang dapat dipindahkan ke tugas hari berikutnya daftar.
4. Tugas Batch Bersama
Jika Anda suka bekerja”di dalam zona”, maka Anda akan ingin belajar tentang time batching. Sebagai aturan umum, saat mengelompokkan waktu, Anda akan mengelompokkan tugas Anda sebagai tugas kerja dangkal atau tugas kerja dalam.
Tugas dalam kelompok kerja dangkal membutuhkan perhatian dan fokus minimal dan akan mencakup hal-hal seperti tugas administratif. Sementara itu, tugas-tugas yang dikelompokkan dalam pekerjaan yang mendalam membutuhkan fokus dan energi mental maksimum dan akan menjadi tugas yang ingin Anda dapatkan di zona tersebut.
Dengan mengelompokkan tugas-tugas Anda di awal hari, Anda dapat menggunakan keadaan mengalir yang manis itu ketika Anda memulai pekerjaan yang mendalam, meninggalkan tugas-tugas pekerjaan yang dangkal hingga penghujung hari atau istirahat makan siang Anda ketika Anda cenderung lebih berkutat dengan perhatian Anda.
5. Gunakan Aturan Lima Menit
Jika Anda menunda-nunda daripada menyelesaikan pekerjaan Anda, maka aturan lima menit akan menghentikan Anda dari menunda-nunda dan akan membantu Anda menyelesaikan sesuatu. Aturan lima menit adalah teknik kognitif-perilaku yang menipu otak untuk memulai sesuatu yang coba dihindari. Berkomitmen hanya lima menit untuk tugas Anda, mengetahui bahwa ketika lima menit sudah habis, Anda bebas untuk berhenti jika Anda mau.
Kemungkinannya adalah, begitu Anda mulai, Anda akan mengatasi rintangan yang paling menantang, dan Anda akan dapat menyelesaikan sisa tugas Anda dengan lebih mudah. Agar aturan lima menit berhasil, Anda harus memberikan lima menit pertama perhatian penuh Anda.
6. Bekerja Lebih Cerdas, Bukan Lebih Keras
Terakhir, cara mudah untuk menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat adalah memastikan Anda bekerja dengan cerdas. Bekerja cerdas akan terlihat berbeda tergantung pada tugas yang Anda lakukan, tetapi berikut adalah beberapa hal yang perlu dipikirkan.
Menginvestasikan waktu untuk bekerja dengan cerdas akan menghemat waktu Anda dalam jangka panjang. Jadi, duduklah dan pikirkan tugas mana yang paling menyita waktu Anda, lalu cari cara untuk mengotomatiskannya atau menyederhanakannya.
Menggunakan Trik Produktivitas Ini Bersama-sama
Anda tidak harus menggunakan semua trik produktivitas ini secara bersamaan; sebenarnya, seringkali lebih baik memulai dengan satu atau dua dan kemudian secara bertahap menambahkan lebih banyak saat Anda terbiasa dengan masing-masing.
Pada akhirnya, Anda akan membuat kode warna dan mengatur waktu daftar tugas Anda sambil mengatur timer Anda untuk aturan lima menit dan zonasi untuk pekerjaan mendalam pada satu tugas pada satu waktu.
